Anti-Korruptionsrichtlinie

Die Gruppe Ferrovie dello Stato Italiane ("FS-Gruppe" oder "Gruppe") hat sich verpflichtet, alle Formen der Korruption bei der Ausübung ihrer Tätigkeit zu verhindern und zu bekämpfen - dies gemäß dem Grundsatz der "Nulltoleranz gegenüber Korruption" in ihrer "aktiven" Form (Gewährung/Versprechen von Geld oder anderen Vorteilen) und in ihrer "passiven" Form (Annahme/Versprechen von Geld oder anderen Vorteilen), sowohl in den Beziehungen mit öffentlichen als auch mit privaten Parteien. Im Einklang mit dieser Verpflichtung hat die Gruppe das "Rahmenwerk zur Korruptionsbekämpfung" ("Rahmenwerk") verabschiedet, welches die Architektur des Managementsystems zur Korruptionsprävention der FS Italiane -Gruppe definiert und ein konstituierendes Element des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems des Unternehmens ist. Die Antikorruptionsrichtlinie ist Bestandteil des Rahmenwerks ¹ ; sie wird auch im Einklang mit dem zehnten Prinzip des Global Compact verabschiedet, an dem die FS-Gruppe seit 2017 festhält: "Unternehmen sollen gegen Korruption in all ihren Formen vorgehen, einschließlich Erpressung und Bestechung".

Die Antikorruptionsrichtlinie definiert und kommuniziert die Strategie der FS-Gruppe zur Verhinderung und Bekämpfung von Korruption, die auf dem bereits erwähnten Prinzip der "Nulltoleranz für Korruption" basiert. Der Zweck dieser Richtlinie ist es:

• Vereinheitlichung und Integration der Grundsätze und Maßnahmen der Gruppe zur Korruptionsprävention und -bekämpfung in einem einheitlichen Rahmen für alle Unternehmen der Gruppe, sowohl in Italien als auch im Ausland;
• das Bewusstsein für die Regeln und Verhaltensweisen zu schärfen, die Mitarbeitende der Gruppe, wo immer sie tätig sind (auch im Ausland), und Dritte, mit denen die Gruppe berufliche oder geschäftliche Beziehungen unterhält (z. B. Lieferanten, Geschäftspartner, Berater), zu beachten haben.

Diese von der Geschäftsführung der FS S.p.A. am 27.02.2024 genehmigte Aktualisierung der Richtlinie entspricht dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung, das der Anti-Korruptionsstrategie der Gruppe zugrunde liegt. Ihre Verabschiedung ist Ausdruck des Engagements der Konzernspitze für die Prävention und Bekämpfung von Korruption.

1 Das Rahmenwerk (GR_PY_Anti-Corruption Framework_n. 45) umfasst auch den Ethikkodex, das Organisations-, Management- und Kontrollmodell gemäß dem italienischen Gesetzesdekret 231/2001 und das Managementmodell zur Korruptionsbekämpfung. Für ausländische Unternehmen, die aufgrund der Art ihrer Tätigkeit nicht den Vorschriften über die verwaltungsrechtliche Haftung von Körperschaften gemäß dem italienischen Gesetzesdekret Nr. 231/2001 unterliegen, gelten die in den geltenden internen Vorschriften festgelegten Regeln und Grundsätze (GR_PY_International Compliance Program_Nr. 56).

• Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A.
• Unternehmen der FS-Gruppe

Dieses Dokument ist eine Richtungs- und Koordinierungsmaßnahme mit Gruppengültigkeit. ²

Die Hub-Führungsgesellschaften und die anderen Gesellschaften, die der Leitung und Koordination von FS S.p.A. unterstehen, setzen dieses Dokument (Urkunde über die Annahme) unter Wahrung ihrer Autonomie und Unabhängigkeit um. Darüber hinaus wird dasselbe Dokument von den federführenden Unternehmen der Hubs für die Umsetzung innerhalb ihrer jeweiligen Hubs verwendet (Annahmeurkunde Hub). Die Hub Companies nehmen dieses Dokument nachfolgend an (Annahmeurkunde). Je nach den einzelnen organisatorischen Merkmalen kann der Akt der Annahme von Hub-Gesellschaften, sofern es sich um Unterholdings handelt, auch für deren Tochtergesellschaften gelten. Ausländische Unternehmen übernehmen diese Grundsätze in Übereinstimmung mit dem ihrem Satz entsprechenden Rechtssystem. Jedes Unternehmen garantiert die korrekte und ständige Anwendung der festgelegten Bestimmungen und sorgt für deren möglichst weite Verbreitung und Umsetzungskontrolle im eigenen Haus, einschließlich der Tochtergesellschaften, unter Wahrung der Vertraulichkeitsverpflichtungen, der Autonomie und der Unabhängigkeit jedes Unternehmens.

• Unmittelbare Anwendbarkeit
• Anwendbarkeit mit organisatorischer Charakterisierung
• Anwendbarkeit mit Integration
• Anwendbarkeit mit Prozessdefinition

Die Richtlinie dient als verbindlicher Leitfaden für alle Unternehmen der FS-Gruppe und ihre Tochtergesellschaften. Die Hub-Führungsgesellschaften und die anderen Gesellschaften, die der Leitung und Koordination von FS S.p.A. unterstehen, setzen dieses Dokument (Urkunde über die Annahme) unter Wahrung ihrer Autonomie und Unabhängigkeit um. Darüber hinaus wird dasselbe Dokument von den federführenden Unternehmen der Hubs für die Umsetzung innerhalb ihrer jeweiligen Hubs verwendet (Annahmeurkunde Hub). Die Hub Companies nehmen dieses Dokument nachfolgend an (Annahmeurkunde). Je nach den einzelnen organisatorischen Merkmalen kann der Akt der Annahme von Hub-Gesellschaften, sofern es sich um Unterholdings handelt, auch für deren Tochtergesellschaften gelten.

Ausländische Unternehmen übernehmen diese Grundsätze in Übereinstimmung mit dem ihrem Satz entsprechenden Rechtssystem. Jedes Unternehmen garantiert die korrekte und ständige Anwendung der festgelegten Bestimmungen und sorgt für deren möglichst weite Verbreitung und Umsetzungskontrolle im eigenen Haus, einschließlich der Tochtergesellschaften, unter Wahrung der Vertraulichkeitsverpflichtungen, der Autonomie und der Unabhängigkeit jedes Unternehmens.

² FS Italiane Group steht für die italienischen und ausländischen Gesellschaften, die von FS S.p.A. gemäß Art. 2359, Absatz 1, Punkte 1) und 2) des italienischen Zivilgesetzbuches. Italcertifer S.p.A. unterliegt weder der Leitung noch der Koordination als zusätzliche Garantie für ihre Unabhängigkeit von der ausgeübten Tätigkeit. Die von der Holdinggesellschaft ausgestellten Anweisungs- und Koordinierungsurkunden werden Italcertifer als Beschreibung der von der FS-Gruppe angenommenen Richtlinien übermittelt und können von der Geschäftsleitung von Italcertifer nach eigenem Ermessen bewertet werden.

Die FS-Gruppe stützt sich bei ihrer Tätigkeit auf die Grundsätze der Loyalität, Fairness, Ehrlichkeit, Integrität und Transparenz und hält sich dabei an nationale und internationale Gesetze, Vorschriften, Normen und bewährte Verfahren. Daher lässt die FS-Gruppe kein Verhalten zu, das den in dieser Richtlinie und den geltenden Antikorruptionsvorschriften genannten Grundsätzen, Bestimmungen und Verboten zuwiderläuft, selbst wenn es in dem Glauben erfolgt, zum Nutzen der Unternehmen der FS-Gruppe zu handeln, und fordert die Empfänger auf, etwaige Zweifel an solchem Verhalten unverzüglich zu äußern und Verstöße, einschließlich begründeter Verdachtsfälle, unverzüglich zu melden. Die FS-Gruppe vertritt den Grundsatz der Nulltoleranz gegenüber Korruption in dem Bewusstsein, dass rechtmäßiges und integres Handeln nicht nur eine rechtliche und moralische Verpflichtung darstellt, sondern auch die Erreichung der Ziele und den Ruf der einzelnen Unternehmen und der Gruppe beeinflusst und eine wesentliche Grundlage für die Gewährleistung ihrer Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit im Streben nach nachhaltigem Erfolg bildet. Dieser Grundsatz bedeutet, dass es den Empfängern in jedem Tätigkeitsbereich, der für die Gruppe von Interesse ist, untersagt ist:

• einem Dritten (einem Beamten, einem Vertreter des öffentlichen Dienstes oder einer Privatperson) als Anreiz oder Belohnung für Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit ihren Aufgaben direkt oder indirekt ungerechtfertigte Vorteile, wirtschaftliche Vorteile jeglichen Wertes oder sonstige Vorteile, auch nichtwirtschaftlicher Art, anzubieten, zu versprechen, zu gewähren, zu zahlen oder einen Dritten dazu zu ermächtigen, dies zu tun, unabhängig davon, an welchem Ort die Zuwendung erfolgt oder angeboten wird und wo die Empfänger tätig sind;
• von einem Dritten (einem Beamten, einem Vertreter des öffentlichen Dienstes oder einer Privatperson) als Anreiz oder Belohnung für Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit ihren Aufgaben direkt oder indirekt ungerechtfertigte Vorteile, wirtschaftliche Vorteile jeglichen Wertes oder sonstige Vorteile, auch nichtwirtschaftlicher Art, zu fordern, anzunehmen oder einen Dritten anzuweisen, diese anzufordern oder anzunehmen, unabhängig von dem Ort, an dem die Zuwendung erfolgt oder angeboten wird, und dem Ort, an dem die Empfänger tätig sind.

Das Verhalten bleibt Verboten,

• unabhängig davon, ob es zum Nachteil oder gegen die Interessen der Unternehmen der FS-Gruppe oder zum persönlichen Interesse oder Vorteil oder zum Nutzen oder Vorteil der Unternehmen der FS-Gruppe oder in dem Glauben, dass sie einem solchen Zweck dient, vorgenommen wurde.
• unabhängig davon, ob es sich an eine Person richtet, die an den Aktivitäten des Unternehmens beteiligt ist (Amtsträger, Lieferant, Partner usw.) oder an ein Mitglied seiner Familie, einen Bevollmächtigten, Vermittler, Gläubiger, Schuldner usw.
• unabhängig von der Herkunft der für die korrupten Zwecke verwendeten Vermögenswerte (die den Unternehmen der FS-Gruppe gehören oder auch ganz oder teilweise von einem Empfänger persönlich zur Verfügung gestellt wurden).

Auch verboten ist:

• jedes andere Verhalten, das zwar nicht ausdrücklich durch die Richtlinie verboten ist, aber den gleichen Zweck verfolgt wie ein durch die Richtlinie verbotenes Verhalten;
• jede Art der Umgehung der in der Richtlinie genannten Verbote (z. B. das Verbot, Geschenke von nicht geringem Wert zu gewähren oder anzunehmen, umfasst auch, die Gewährung/Annahme einer Reihe von Geschenken innerhalb bestimmten Zeitraums, deren Gesamtwert mehr als geringfügig ist)

In Umsetzung ihres Bekenntnisses zur Nulltoleranz gegenüber Korruption legt die FS-Gruppe Grundsätze, Verhaltensregeln, organisatorische Sicherungen und Kontrollmaßnahmen zur Korruptionsprävention fest, überwacht deren ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung, fördert die Verbreitung einer auf den oben genannten Werten basierenden Kultur in den Unternehmen der FS-Gruppe, unterstützt Whistleblowing und verbietet jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen diejenigen, die solche Meldungen machen.

Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf die Parteien, mit denen die Unternehmen der FS-Gruppe in irgendeiner Eigenschaft berufliche oder geschäftliche Beziehungen unterhalten (oder zu unterhalten beabsichtigen), so dass sie nach Grundsätzen und Verhaltensregeln handeln, die auf denselben Werten beruhen.

In Umsetzung ihres Bekenntnisses zur Nulltoleranz gegenüber Korruption legt die FS-Gruppe Grundsätze, Verhaltensregeln, organisatorische Sicherungen und Kontrollmaßnahmen zur Korruptionsprävention fest, überwacht deren ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung, fördert die Verbreitung einer auf den oben genannten Werten basierenden Kultur in den Unternehmen der FS-Gruppe, unterstützt Whistleblowing und verbietet jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen diejenigen, die solche Meldungen machen.

Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf die Parteien, mit denen die Unternehmen der FS-Gruppe in irgendeiner Eigenschaft berufliche oder geschäftliche Beziehungen unterhalten (oder zu unterhalten beabsichtigen), so dass sie nach Grundsätzen und Verhaltensregeln handeln, die auf denselben Werten beruhen.

Die Anwendung der Richtlinie gilt für alle Empfänger und ist für diese verpflichtend, da sie alle am Korruptionsrisikomanagement beteiligt und aufgerufen sind, an der Umsetzung der entsprechenden Präventionsmaßnahmen mitzuwirken, um die Integrität und den Ruf der FS-Gruppe zu schützen.

Die Empfänger sind verpflichtet, die in den Ländern, in denen sie tätig sind, geltenden Antikorruptionsvorschriften zu kennen und einzuhalten; die Bestimmungen der jeweils geltenden Rechtsvorschriften haben nur dann Vorrang vor der Richtlinie, wenn sie strenger sind: In diesem Fall stellt der betreffende Verstoß auch einen Verstoß gegen die Richtlinie dar.

Verabschiedung und Umsetzung durch die Unternehmen der FS-Gruppe

Die Richtlinie wird von FS S.p.A. und allen Unternehmen der FS-Gruppe übernommen. Sollte ein ausländisches Unternehmen der FS-Gruppe aufgrund der Besonderheiten des rechtlichen Umfelds einen eigenen Antikorruptionskodex verabschieden müssen, so muss dieser Kodex in jedem Fall mit der Richtlinie übereinstimmen und deren Inhalt so genau wie möglich wiedergeben, wobei die Anpassungen strikt darauf abzielen, die Einhaltung der lokalen Gesetze zu gewährleisten. Jedes Unternehmen der FS-Gruppe wendet weitere Präventions- und Kontrollinstrumente an, um seine spezifischen Risiken anzugehen und die für seine Aktivitäten charakteristischen Prozesse zu regeln, wobei der jeweilige rechtliche und operative Kontext berücksichtigt wird. Die Unternehmen der FS-Gruppe veröffentlichen die Richtlinie auf ihrer Website. Die Richtlinie wird auch den Unternehmen mitgeteilt, an denen die Unternehmen der FS-Gruppe eine Minderheitsbeteiligung halten, um ihre Übernahme oder die Einhaltung von Grundsätzen und Verhaltensweisen, die mit ihrem Inhalt übereinstimmen, zu fördern.

Die Richtlinie wird von der Geschäftsführung der FS S.p.A. verabschiedet, die auch die entsprechenden Aktualisierungen vornimmt. Die Antikorruptionsstruktur von FS S.p.A. hat die Aufgabe, die Richtlinie zur Überprüfung vorzulegen und Anpassungs- und Aktualisierungsmaßnahmen vorzuschlagen, auch auf der Grundlage der von den anderen Akteuren des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems erhaltenen Beiträge (siehe Abschnitt Überwachung, Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung) sowie etwaiger von den Gruppengesellschaften über die Antikorruptionsstrukturen vorgetragener Erfordernisse, in Übereinstimmung mit den Methoden und in Übereinstimmung mit dem Antikorruptions-Governance-Modell.

Die Unternehmen der FS-Gruppe übernehmen, respektieren und fordern die Einhaltung der folgenden Grundsätze:

• Trennung von Aufgaben und Zuständigkeiten: Die für eine Tätigkeit verantwortliche Person muss immer eine andere sein als die Person, die die betreffende Tätigkeit überwacht (und/oder gegebenenfalls genehmigt): Die Tätigkeiten und Kontrollstrukturen müssen angemessen voneinander getrennt sein;
• Definition der Prozessrollen und -zuständigkeiten: Die Rollen und Zuständigkeiten, die im Rahmen der Verwaltung der Unternehmenstätigkeiten übertragen werden, müssen klar und förmlich festgelegt werden;
• Vertretungsbefugnisse gegenüber Dritten: Die Befugnisse, das Unternehmen gegenüber Dritten zu vertreten und zu verpflichten, müssen angemessen formalisiert und eindeutig im Voraus festgelegt werden und im Zusammenhang mit den Anforderungen an die Verwendung der Firmensignatur, die sich aus den spezifischen organisatorischen und verwaltungstechnischen Zuständigkeiten des Bevollmächtigten ergeben, zugewiesen werden; bei ihrer Ausübung müssen sowohl die wert- oder sachbezogenen Grenzen als auch die Richtlinien, Unternehmensverfahren und geltenden Vorschriften eingehalten werden;
• Unparteilichkeit und Abwesenheit von Interessenkonflikten: Die Empfänger müssen mit Professionalität, Transparenz, Unparteilichkeit und im Einklang mit der Antikorruptionsverordnung handeln und jede Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, unverzüglich melden; bei Mitarbeitenden von Unternehmen der Gruppe muss die Mitteilung über das Bestehen eines möglichen Interessenkonflikts gemäß den in den entsprechenden Unternehmensverfahren festgelegten Methoden erfolgen;
• Rückverfolgbarkeit: Alle durchgeführten Tätigkeiten und die damit verbundenen Kontrollen müssen rückverfolgbar und im Nachhinein überprüfbar sein; die erstellten Unterlagen müssen geordnet abgelegt werden und leicht zugänglich sein;
• Vertraulichkeit: Unter Beachtung des Grundsatzes der Transparenz und der durch die geltenden Rechtsvorschriften auferlegten Pflichten sind alle Mitarbeiter und alle Personen, die direkt oder indirekt, dauerhaft oder vorübergehend mit der FS-Gruppe in Verbindung stehen, verpflichtet, die Vertraulichkeit von Informationen, Dokumenten und Daten zu wahren, die der FS-Gruppe gehören oder mit ihr in Verbindung stehen und die nicht öffentlich sind und daher nicht ohne besondere Genehmigungen verwendet, weitergegeben oder verbreitet werden dürfen, die in voller Übereinstimmung mit den geltenden Unternehmensvorschriften zu Verschlusssachen und zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen erteilt werden müssen.

Unter Berücksichtigung der bewährten Praktiken zu diesem Thema und der internationalen Norm UNI:ISO 37001:2016 können die folgenden Bereiche als besonders korruptionsgefährdet unter den verschiedenen Arten von Aktivitäten der FS-Gruppe identifiziert werden:

a. Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung (in all ihren Formen);

b. Beziehungen zu politischen und gewerkschaftlichen Organisationen;

c. Beziehungen zu Dritten;

d. internationale Beziehungen (Geschäftspartner, Projektträger und Unternehmensberater);

e. Geschenke und Gastfreundschaft;

f. Erleichterungs- und Erpressungszahlungen;

g. Beratungs-, Fach- und Berufsaufträge;

h. Arbeits-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge;

i. außerordentliche Transaktionen (M&A);

j. Personalauswahl, -anwerbung, -verwaltung und -entwicklung;

k. Sponsoring, Co-Marketing und/oder Partnerschaften, Beiträge und Spenden;

l. Beschaffung und Verwaltung öffentlicher oder privater Mittel/Beiträge;

m. Immobilienverwaltung;

n. Buchhaltungsunterlagen.

Für jeden Risikobereich enthält der entsprechende Abschnitt die Verhaltensnormen, die integraler Bestandteil dieser Richtlinie sind, die von den Adressaten einzuhalten sind und die die Unternehmen unter Berücksichtigung ihrer organisatorischen und geschäftlichen Besonderheiten anwenden und in die Unternehmensabläufe umsetzen.

Im Einklang mit dem risikobasierten Ansatz, der die Anti-Korruptionsstrategie der FS-Gruppe kennzeichnet, ist jedes Unternehmen dafür verantwortlich, die für sein Geschäft charakteristischen Korruptionsrisiken zu ermitteln und zu bewerten, auch durch regelmäßige Kampagnen zur Bewertung der Korruptionsrisiken, um diese zu identifizieren:

• die am stärksten risikobehafteten Bereiche unter den in dieser Richtlinie vorgesehenen Bereichen, für die spezifische Präventions-, Kontroll- und Überwachungsinstrumente festgelegt werden sollten, und, soweit erforderlich/angemessen, Maßnahmen zur Einbeziehung der einschlägigen Verhaltensstandards unter Berücksichtigung des betrieblichen und aufsichtsrechtlichen Bezugskontextes getroffen werden sollten;

• alle neuen Risikobereiche, die über die in der Richtlinie genannten hinausgehen und für die entsprechende Verhaltensnormen und spezifischen Präventions-, Kontroll- und Überwachungsinstrumente festgelegt werden müssen.

Die FS-Gruppe fördert die Kenntnis der Antikorruptionsrichtlinie und ihrer Vorschriften sowie der Verfahren und Protokolle, die für deren Einhaltung festgelegt wurden, und ist sich bewusst, dass die Schulung ein strategisches Instrument zur Verbreitung einer Kultur der Ethik und Legalität und zur Sensibilisierung ist.

• Die Gruppe plant und verwaltet Schulungsmaßnahmen zu diesen Themen, um sicherzustellen, dass die Angestellten und Mitarbeitenden der einzelnen Unternehmen der Gruppe ihre Rolle konkret verstehen können:

  Korruptionsrisiken, denen sie und ihre Organisation möglicherweise ausgesetzt sind, sowie die entsprechenden Präventionsmaßnahmen;

• Richtlinie zur Korruptionsprävention;

• Beitrag zur wirksamen Umsetzung des Managementsystems zur Korruptionsprävention;

• Meldeverfahren, Verwaltungsvorschriften und Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber, die mit ihm verbundenen Dritten und die beteiligten Personen;

• die Folgen von Verstößen gegen die Richtlinie und die Regeln und Grundsätze des Managementsystems zur Korruptionsprävention.

Die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen ist obligatorisch.

Die Personalstrukturen stellen sicher, dass das gesamte Personal die geplanten Schulungen durchläuft und dass neu eingestellte Mitarbeitende innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach der Einstellung eine angemessene Schulung zu diesen Themen erhalten.

Um die größtmögliche Verbreitung des Inhalts der Richtlinie und die Wirksamkeit der darin enthaltenen Verhaltensregeln und Präventionsmaßnahmen zu gewährleisten, wird die Richtlinie allen Empfängern auch in englischer Sprache über interne (Intranet des Unternehmens) und externe (Website) Kommunikationskanäle zur Verfügung gestellt und in spezifischen Vertragsklauseln und/oder Erklärungen erwähnt, die ihre vollständige Kenntnis garantieren und ihre Einhaltung vorschreiben.

Die oberste Leitung der Gruppe bekräftigt klar und unmissverständlich ihre Nulltoleranz gegenüber allen korrupten Praktiken und fördert vor allem durch ihr eigenes Verhalten die Einhaltung der Grundsätze der Ethik, Rechtmäßigkeit und Integrität, die dem Handeln der Gruppe zugrunde liegen.

Die FS-Gruppe verfügt über ein Verfahren für den Umgang mit Berichten über Verstöße oder begründete Verdachtsfälle von Verstößen gegen die Anti-Korruptionsrichtlinie und/oder -vorschriften sowie über Verhaltensweisen, die nicht im Einklang mit diesen Bestimmungen stehen.

Die Meldungen werden über die entsprechenden Kanäle (einschließlich der speziellen IT-Plattform) eingereicht, die von jedem Unternehmen der Gruppe zur Verfügung gestellt werden, wobei die in den einschlägigen Unternehmensverfahren vorgesehenen Managementregeln, Garantien und Schutzmaßnahmen Anwendung finden. Diese gewährleisten die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, verbieten jegliche Form von Vergeltung oder Diskriminierung gegenüber dem Meldenden oder gegenüber Dritten, die mit dem Meldenden in Verbindung stehen, und sehen Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen vor.

Ein Verstoß gegen die Richtlinie und/oder die Rechtsvorschriften zur Korruptionsbekämpfung zieht die Haftung des Zuwiderhandelnden nach sich.

Für die Mitarbeitenden der FS-Gruppe bedeutet dies insbesondere, dass das Unternehmen, dem sie angehören, angemessene und verhältnismäßige Maßnahmen im Einklang mit den Bestimmungen seines eigenen Disziplinarsystems ergreift, wobei auch die mögliche strafrechtliche Relevanz der begangenen Handlungen berücksichtigt wird.

Verstöße Dritter gegen die Grundsätze oder Bestimmungen dieser Richtlinie können auf der Grundlage spezifischer Bewertungen durch das betreffende Unternehmen der Gruppe zur Annullierung oder Beendigung der vertraglichen Beziehungen führen, unbeschadet der Möglichkeit, weitere Maßnahmen zum bestmöglichen Schutz der Interessen des Unternehmens zu ergreifen.

In jedem Fall sichert die FS-Gruppe ihre volle Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden zu.

Die Richtlinie unterliegt einer ständigen Überwachung und regelmäßigen Überprüfung, um ihre Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit zu verifizieren und sicherzustellen, dass sie im Hinblick auf den rechtlichen Rahmen, nationale und internationale Standards und bewährte Praktiken, die Entwicklung der Unternehmen und den relevanten wirtschaftlichen und sozialen Kontext ständig aktualisiert wird.

Zu diesem Zweck überprüft die Anti-Korruptionsstruktur von FS S.p.A. regelmäßig die Richtlinie und schlägt Verbesserungen vor, wobei sie auch Beiträge von den anderen Akteuren des internen Kontroll- und Risikokontrollsystems einholt.

Die Unternehmen der Gruppe informieren die Antikorruptionsstruktur der FS S.p.A. über die Notwendigkeit einer Aktualisierung der Richtlinie durch die Antikorruptionsstrukturen des Unternehmens.

Die zuständige Revisionsstelle (sofern vorhanden) jeder Gesellschaft der FS-Gruppe prüft und bewertet auf der Grundlage des genehmigten Revisionsprogramms unabhängig das interne Kontrollsystem, um sicherzustellen, dass die Bestimmungen der Richtlinie angewandt werden.

Die Kontrolle von Verstößen gegen die Richtlinie oder die Antikorruptionsvorschriften wird gemäß den geltenden Unternehmensvorschriften oder auf der Grundlage spezifischer Mandate den zuständigen internen Kontrollstrukturen oder Stellen außerhalb der Organisation übertragen, die über die erforderlichen Fachkenntnisse und Anforderungen verfügen.

Alle oben genannten Aktivitäten tragen dazu bei, das Managementsystem zur Korruptionsprävention kontinuierlich zu verbessern.

Die Antikorruptionsstruktur von FS S.p.A. erstellt halbjährlich einen Bericht über die durchgeführten Aktivitäten, der den Verwaltungs- und Kontrollorganen von FS S.p.A. vorgelegt wird.

Jedes Unternehmen der FS-Gruppe garantiert die notwendigen Ressourcen und die Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an sein Managementsystem zur Verhinderung des Korruptionsrisikos und verpflichtet sich zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems.

Unterzeichnet von

Luigi Ferraris

Für die Zwecke dieser Richtlinie haben die aufgeführten Begriffe die nachstehend angegebene Bedeutung:

Risikobereiche: Prozesse und/oder Aktivitäten, die auf der Grundlage der bewährten Praktiken der FS-Gruppe und der Art der Geschäfte als besonders korruptionsgefährdet eingestuft werden können.

Geschäftspartner: Drittunternehmen oder andere juristische Personen (Unternehmensgruppen, Konsortien usw.), mit denen das Unternehmen der Gruppe beabsichtigt, sich an einer kommerziellen oder geschäftlichen Entwicklungsinitiative auf internationalen Märkten zu beteiligen, indem es assoziative oder kooperative Modelle für gemeinsame oder ergänzende Projekte schafft (z. B. vertragliche oder gesellschaftsrechtliche Joint Ventures, zeitweilige Geschäftspartnerschaften, Konsortien usw.).

Ethikkodex: Ethikkodex der FS-Gruppe.

Mitarbeitende: die natürlichen Personen, die mit FS S.p.A. im Rahmen einer autonomen, koordinierten und kontinuierlichen Zusammenarbeit oder anderer ähnlicher Formen der Zusammenarbeit mit nicht untergeordnetem Charakter zusammenarbeiten.

Kommerzielle Berater: eine natürliche oder juristische Person, die für ein Unternehmen der Gruppe kommerzielle Beratungsdienste zur Unterstützung von Richtlinien, Strategien oder Geschäftstätigkeiten im Ausland erbringt (z. B. geopolitische Studien, Marktstudien für kommerzielle Initiativen, Unterstützung bei Marktstrategien in den geografischen Bezugsgebieten), und zwar in Bezug auf eine einzelne Operation/ein einzelnes Projekt oder mehrere Operationen/Projekte in einem bestimmten Land oder geografischen Gebiet.

Korruption: besteht im Anbieten, Versprechen, Gewähren, Erbitten, Fordern oder Annehmen von Vorteilen, Entschädigungen oder anderen Leistungen jeglicher Art und jeglichen Wertes, auch durch den Einsatz eigener oder fremder Mittel, um einen unzulässigen persönlichen Vorteil für die Unternehmen der FS-Gruppe oder Dritte zu erlangen oder zu erhalten, direkt oder über Dritte. Für die Zwecke des Antikorruptionsmanagementsystems der Gruppe sind Handlungen und Verhaltensweisen auch dann relevant, wenn sie zwar nicht notwendigerweise eine Straftat darstellen, aber gegen Regeln und Verfahren, einschließlich interner Regeln und Verfahren, in erster Linie gegen den Ethikkodex, verstoßen und mit den Grundsätzen der Integrität, Rechtmäßigkeit und Fairness in Konflikt stehen, unabhängig davon, ob sie im Interesse/Vorteil des Unternehmens oder zu dessen Nachteil ausgeführt werden.

Empfänger: die Mitglieder der Verwaltungs- und Kontrollorgane, das Personal und die Mitarbeitenden in jeder Funktion der FS-Gruppe sowie Dritte.

Antikorruptionsstruktur: Unternehmensstruktur (oder Person), die mit den erforderlichen Befugnissen und der notwendigen Unabhängigkeit ausgestattet ist und mit der Struktur der Compliance-Aufsicht zur Korruptionsprävention betraut ist, wobei auch die Erfüllung der allgemeinen Anforderungen des Managementsystems zur Korruptionsprävention überprüft wird. Die Struktur wird innerhalb des Unternehmens durch eine spezifische organisatorische Bestimmung eingerichtet.

Vertreter des öffentlichen Dienstes: eine Person, die einen öffentlichen Dienst in irgendeiner Eigenschaft ausübt, auch für eine nationale oder internationale Agentur, wie in den jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften, auf die sich der öffentliche Dienst bezieht, definiert.

Korruptionsbekämpfungsvorschriften: nationale Vorschriften, die in den Ländern gelten, in denen die FS-Gruppe tätig ist oder tätig sein könnte (wie z. B. der Foreign Corrupt Practices Act der Vereinigten Staaten und der UK Bribery Act des Vereinigten Königreichs), und Richtlinien, die von privaten internationalen Organisationen entwickelt wurden (ICC - International Chamber of Commerce, Transparency International, PACI - Partnering Against Corruption Initiative, United Nations Global Compact, UNI ISO 37001:2016), sowie die folgenden völkerrechtlichen Konventionen, die beispielhaft, aber nicht ausschließlich aufgeführt sind:

• OECD-Übereinkommen über die Bekämpfung der Bestechung ausländischer Amtsträger im internationalen Geschäftsverkehr (1997);

• Strafrechtsübereinkommen des Europarats über Korruption (1999);

• Übereinkommen der Vereinten Nationen gegen Korruption (2004).

Personal: Mitarbeitende der Unternehmen der FS-Gruppe.

Transversale Kontrollgrundsätze: allgemeine Grundsätze, die von den Unternehmen der Gruppe bei der Ausübung von Tätigkeiten in allen Risikobereichen zu beachten sind, um eine solide, ordnungsgemäße und kohärente Geschäftstätigkeit im Einklang mit den Unternehmenszielen zu ermöglichen.

Kommerzieller Projektträger: eine natürliche oder juristische Person, die für einen bestimmten Zeitraum die Aufgabe übernimmt, im Ausland die kommerziellen Interessen eines Unternehmens der FS-Gruppe im Zusammenhang mit einer Transaktion oder einem Projekt zu fördern, einschließlich Aktivitäten, die auf die Akquisition eines Auftrags in einem bestimmten Land oder geografischen Gebiet abzielen.

Beamter: eine Person, die eine öffentliche gesetzgebende, administrative oder richterliche Funktion ausübt, unabhängig davon, ob diese Funktion auf einer Ernennung, Wahl oder Nachfolge beruht, sowie gleichgestellte Parteien im Einklang mit den geltenden nationalen Rechtsvorschriften.

Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem: die Gesamtheit der Regeln, Verfahren und Organisationsstrukturen, die auf die wirksame und effiziente Ermittlung, Messung, Verwaltung und Überwachung der wichtigsten Risiken abzielen, um zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Managementsystem zur Korruptionsprävention: die Gesamtheit der Regeln, Verfahren und Organisationsstrukturen, die die Identifizierung, Messung, Steuerung und Überwachung von Korruptionsrisiken im Unternehmen ermöglichen sollen.

Unternehmen oder Gesellschaften der FS-Gruppe: Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A. und die von ihr direkt oder indirekt kontrollierten italienischen und ausländischen Gesellschaften gemäß Artikel 2359 Absatz 1 Nummern 1) und 2) des italienischen Zivilgesetzbuchs (siehe Anmerkung 2).

Verhaltensstandards: Mindeststandards für das Verhalten, die alle Unternehmen der FS-Gruppe in Bezug auf den jeweiligen Risikobereich einhalten müssen.

Dritte (oder Drittparteien): Konzernfremde Personen, die im Namen und/oder im Auftrag einer oder mehrerer Gesellschaften der FS-Gruppe handeln, und ganz allgemein alle, die direkt oder indirekt, dauerhaft oder vorübergehend Beziehungen zu Gesellschaften der FS-Gruppe unterhalten oder unterhalten wollen (z. B. Lieferanten, Geschäftspartner und Berater).

UNI ISO 37001:2016: Internationale Norm für Managementsysteme zur Korruptionsbekämpfung, die Anforderungen und Leitlinien für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung, Aktualisierung und Verbesserung eines Managementsystems zur Korruptionsprävention festlegt.

a. Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung (in all ihren Formen)

Die Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung müssen unter Beachtung der Grundsätze der Fairness, der Professionalität, der Loyalität und der uneingeschränkten Zusammenarbeit, der Ethik, der Integrität, der Transparenz und der Einhaltung der geltenden Gesetze beruhen und von den förmlich damit beauftragten Unternehmensleitern und/oder förmlich ermächtigten Stellen gepflegt werden.

Berichte über die Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung müssen gemäß den einschlägigen Unternehmensverfahren sichergestellt und korrekt abgelegt werden.

In diesen Berichten sind die folgenden Dinge verboten:

• Informationen oder Dokumente mit ungenauem, unrichtigem, unvollständigem und/oder falschem Inhalt zu liefern;

• sich zurückhaltend oder irreführend zu verhalten, was Repräsentanten der öffentlichen Verwaltung, auch durch das Auslassen von Informationen, dazu verleiten könnte, Entscheidungen zugunsten von Konzerngesellschaften oder Dritten zu treffen;

• direkt oder indirekt (über einen Dritten) Geldbeträge, Waren oder andere Vorteile an Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltungen oder deren Angehörige oder an Vermittler zu versprechen, anzubieten oder zu zahlen, auch in den ausländischen Ländern, in denen solche Praktiken erlaubt oder in der Praxis weit verbreitet sind, als Preis für ihre illegale Vermittlung, um sich Vorteile zu verschaffen, ihre Unabhängigkeit des Urteils oder ihre Unparteilichkeit in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder den Erlass oder die Unterlassung oder Verzögerung einer Entscheidung oder einer Handlung der öffentlichen Verwaltung. zu vergüten, unabhängig davon, ob dies im Widerspruch zu den dienstlichen Pflichten steht oder nicht und darauf abzielt, dem Unternehmen, ihm selbst oder anderen einen unlauteren finanziellen Vorteil zu verschaffen oder anderen einen unlauteren Schaden zuzufügen;

• in einem Interessenkonflikt handeln.

Insbesondere in Bezug auf die Beziehungen zu den Aufsichts-, Überwachungs- und Kontrollbehörden verpflichtet sich die Gruppe, die von ihnen aufgestellten Regeln zur Einhaltung der Vorschriften in ihrem Zuständigkeitsbereich strikt einzuhalten. Die Mitarbeitenden der Gruppe kommen jeder Aufforderung dieser Gremien im Rahmen ihrer Kontrollstrukturen nach und arbeiten bei den entsprechenden Aktivitäten mit.

b. Beziehungen zu politischen und gewerkschaftlichen Organisationen

Die FS-Gruppe leistet weder direkt noch indirekt Beiträge an politische Parteien, Bewegungen, Komitees und politische und gewerkschaftliche Organisationen oder an deren Vertreter oder Kandidaten, sowohl in Italien als auch im Ausland, unbeschadet dessen, was durch die geltenden Vorschriften festgelegt und erlaubt ist.

c. Beziehungen zu Dritten

Jede Unternehmensstruktur muss im Rahmen ihres Aufgabenbereichs und im Einklang mit den geltenden Vorschriften sowie nach den Kriterien der Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit im Hinblick auf die Art der zu schaffenden Beziehung geeignete Methoden anwenden:

• Überprüfung der Zuverlässigkeit, des Ansehens und der Angemessenheit der Dritten, mit denen die Gruppe eine berufliche oder geschäftliche Beziehung einzugehen gedenkt;

• Festlegung spezifischer Vertragsklauseln, die Dritte zur Einhaltung der im Ethikkodex, in der Politik und in den Verfahren und Protokollen zur Einhaltung der Korruptionsbekämpfungsvorschriften enthaltenen Grundsätze verpflichten, sowie angemessene Maßnahmen und vertragliche Rechtsbehelfe für den Fall ihrer Verletzung;

• Überwachung der Wirksamkeit der von Dritten erbrachten Leistungen bei der Ausführung der mit der Gruppengesellschaft geschlossenen Verträge sowie Feststellung der Höhe und Angemessenheit der zu zahlenden Gebühren.

d. Internationale Beziehungen (Geschäftspartner, Projektträger und Unternehmensberater)

In Anbetracht der Besonderheiten der internationalen Märkte werden die Beziehungen zu Geschäftspartnern, Projektträgern und kommerziellen Beratern im Zusammenhang mit kommerziellen oder geschäftlichen Entwicklungsinitiativen in den genannten Märkten im Vorfeld einer spezifischen Due-Diligence-Prüfung unterzogen, um alle Risikofaktoren (Red Flags), die die Initiativen, an denen die Gruppe beteiligt ist, und/oder den Ruf der Gruppe gefährden könnten, abzufangen, zu bewerten und zu entschärfen. Die Kontrollen, die in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften durchgeführt werden, sind unterschiedlich intensiv, auch in Abhängigkeit von den ermittelten Risikoprofilen und "Red Flags", und berücksichtigen das mögliche Vorhandensein von Richtlinien, Verfahren, Anti-Korruptions-Compliance-Programmen und/oder Ethik- und Verhaltenskodizes in der Organisation der Gegenpartei. Die Ergebnisse der Überprüfungen und die Vorschläge zur Abschwächung oder Beseitigung der festgestellten Red Flags werden in einem Due-Diligence-Bericht dokumentiert, der den in den einschlägigen Unternehmensverfahren vorgesehenen Genehmigungsstufen vorgelegt wird.

Die Leistungen des kommerziellen Projektträgers/des kommerziellen Beraters werden durch einen schriftlichen Vertrag geregelt, der spezifische Integritäts- und Compliance-Klauseln zur Verhinderung von Korruptionsdelikten vorsieht und durch spezifische Tätigkeitsberichte und Kontrollen vor den Zahlungen überwacht wird.

Alle Aktivitäten werden durch eine angemessene Dokumentation unterstützt, auch durch die Verwendung von Standardformularen, die archiviert werden, um die Korrektheit, Transparenz und nachträgliche Rückverfolgbarkeit der Beziehung zu gewährleisten.

e. Geschenke und Gastfreundschaft

Geschenke, Bewirtung und sonstige Bewirtungsaufwendungen sind als gängige Praxis der beruflichen und geschäftlichen Höflichkeit zulässig, unbeschadet des Verbots, Geldbeträge oder gleichwertige Wertpapiere anzubieten oder anzunehmen.

Die Geschenke, Bewirtungen und sonstigen Bewirtungskosten sowie alle anderen Vorteile oder Nutzen, die die Empfänger öffentlichen oder privaten Parteien anbieten oder von diesen annehmen, müssen den Umständen entsprechend sein:

• angemessen, vernünftig und in gutem Glauben sein;

• so sein, dass sie:
• die Integrität, Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und/oder den Ruf einer der an der Beziehung beteiligten Parteien nicht beeinträchtigen;
• weder beim Empfänger noch bei einem unparteiischen Dritten den Eindruck erwecken, dass sie darauf abzielen, ungerechtfertigte Vorteile zu erlangen, aufrechtzuerhalten oder zu belohnen oder einen unrechtmäßigen oder unzulässigen Einfluss auf die Tätigkeiten oder Entscheidungen des Empfängers auszuüben;
• nicht durch die Erwartung der Gegenseitigkeit erbeten/gefordert/motiviert werden;
• registriert werden, um die nachträgliche Rückverfolgbarkeit und Rekonstruktion der betreffenden Begünstigten zu gewährleisten, und auf keinen Fall verdeckt angeboten oder angenommen werden;
• registriert werden, um die nachträgliche Rückverfolgbarkeit und Rekonstruktion der betreffenden Begünstigten zu gewährleisten, und auf keinen Fall verdeckt angeboten oder angenommen werden;
• die Antikorruptionsverordnung und alle anderen geltenden Rechtsvorschriften - einschließlich der Ethik- oder Verhaltenskodizes der Organisationen, die zu den Drittbegünstigten gehören, sofern diese bekannt sind - sowie die Unternehmensverfahren und -protokolle einhalten.

Vorbehaltlich der Einhaltung der genannten Kriterien:

• Die Empfänger können Geschenke oder andere Vorteile oder Zuwendungen anbieten oder annehmen, wenn diese von geringem Wert sind, d. h., wenn der tatsächliche oder allgemein empfundene Wert den in den internen Vorschriften festgelegten Schwellenwert nicht überschreitet;
• Bewirtungen (Mahlzeiten, Beförderung, Unterbringung, Unterhaltung, öffentliche Veranstaltungen usw.) sind bei Arbeitssitzungen, Kongressen, Zusammenkünften, die ausschließlich der institutionellen Repräsentation, dem Geschäftsbetrieb, der Förderung der Aktivitäten der Gruppe und der Entwicklung von Handels- und Partnerschaftsbeziehungen dienen, zulässig und müssen dem Profil des Empfängers Rechnung tragen, auch im Hinblick auf die üblichen institutionellen oder beruflichen Beziehungen.

In Zweifelsfällen, einschließlich möglicher Überschreitungen des Schwellenwerts für Geschenke (insbesondere in Fällen, in denen der wirtschaftliche Wert nicht unmittelbar beziffert werden kann), muss vorab die Stellungnahme der in den einschlägigen Unternehmensverfahren angegebenen Unternehmensstruktur eingeholt werden.

Jeder, der Geschenke oder andere Vorteile oder Zuwendungen erhält oder eine Bewirtung erfährt, die nicht mit den oben genannten allgemeinen Grundsätzen übereinstimmt, muss diese ablehnen und den Leiter der Struktur schriftlich informieren.

Im Falle von Geschenken kann die betreffende Person, sofern dies angebracht ist (z. B. aus institutionellen oder verwandtschaftlichen Gründen), vorbehaltlich der positiven Stellungnahme der in den einschlägigen Unternehmensverfahren angegebenen zuständigen Stelle, diese alternativ annehmen, indem sie den Geber darüber informiert, dass die Geschenke im Rahmen der internen Politik dem Unternehmen zur Spende für wohltätige Zwecke angeboten werden können.

Geschenke oder sonstige Vorteile oder Zuwendungen sind zwischen Mitarbeitenden der Gruppe, die in einem gegenseitigen Vorgesetztenverhältnis stehen, nicht zulässig und dürfen in keinem Fall den erwarteten Wert übersteigen.

f. Schmier- und Erpressungsgelder

Die Gruppe verbietet sowohl in Italien als auch im Ausland ausdrücklich alle so genannten Schmiergeld- und Erpressungszahlungen, d.h. unzulässige oder nicht offizielle Zahlungen von Geldbeträgen in beliebiger Höhe und/oder die Gewährung anderer Vorteile, die direkt oder indirekt zugunsten von Beamten oder Vertretern des öffentlichen Dienstes geleistet werden, und zwar sowohl in Italien als auch im Ausland, einschließlich der Länder, in denen solche Leistungen oder Verhaltensweisen verlangt oder als üblich dargestellt werden oder in jedem Fall einer weit verbreiteten Praxis entsprechen, um die Ausführung von Dienstleistungen im Rahmen ihrer Aufgaben zu beschleunigen, zu begünstigen oder sicherzustellen (z.B. Zahlungen für die Beschleunigung von Zollvorgängen, die Beschaffung von Dokumenten, Genehmigungen, Lizenzen, die Erteilung von Visa, die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen usw.) sowie Zahlungen, die von Beamten oder Vertretern des öffentlichen Dienstes in erpresserischer Absicht verlangt werden.

g. Vergabe von Beratungs-, Fach- und Berufsaufträgen

Das Auswahlverfahren für die zu benennenden Dienstleister muss den Kriterien der Professionalität, Transparenz, Unparteilichkeit, Kostenwirksamkeit und Effizienz entsprechen.

Unbeschadet der Einhaltung der geltenden Normen müssen insbesondere die folgenden grundlegenden Vorkehrungen getroffen werden:

• die Notwendigkeit der Inanspruchnahme von Beratungsdiensten muss gemäß den Bestimmungen der internen Vorschriften unter Berücksichtigung der Gründe für die Zuweisung der Aufgabe im Voraus ordnungsgemäß begründet werden;

• Die Auswahl des Dienstleisters muss durch einen wettbewerblichen Vergleich zwischen mehreren Bewerbern erfolgen, die Eigenschaften und Fähigkeiten müssen für die Ausübung der zu vergebenden Tätigkeit geeignet sein, wobei die Rotationskriterien so weit wie möglich eingehalten werden;

• Direktvergaben müssen hinreichend begründet werden;

• In allen Fällen müssen sich die zuständigen Dienststellen des Unternehmens durch eine besondere Untersuchung vergewissern, dass:
• der Dienstleister die Anforderungen an Integrität, Leumund, Zuverlässigkeit, organisatorischem Profil, Qualifikationen/Eintragungen in eventuell erforderlichen Registern, technisch-professionellen Qualifikationen und Fähigkeiten erfüllt, die für die Ausführung des Auftrags erforderlich sind;
• keine Unvereinbarkeit oder kein Interessenkonflikt für den Dienstleister, und das Land besteht, in dem der Dienstleister wohnt (oder in dem das Unternehmen seinen Sitz hat), er/sie nicht in der Liste der Länder mit einer steuerlichen Vorzugsregelung aufgeführt ist, wenn es sich um ein anderes Land als das Land handelt, in dem die Dienstleistungen erbracht werden müssen.

In den mit den ausgewählten Dienstleistern geschlossenen Verträgen und/oder Vereinbarungen müssen die geforderten Leistungen, die jeweiligen Leistungsmodalitäten, die Laufzeit, dass der Tätigkeit angemessene Honorar und die entsprechenden Abgrenzungskriterien klar und deutlich angegeben werden.

Das Auswahlverfahren für Dienstleister, die mit ihnen geschlossenen Verträge und Vereinbarungen sowie die erbrachten Leistungen müssen dokumentiert werden.

h. Arbeits-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge

Die Auswahl der Lieferanten erfolgt unter Beachtung der Kriterien Transparenz, Rückverfolgbarkeit, Publizität, freier Wettbewerb, Nichtdiskriminierung, Vertraulichkeit, Abwesenheit von Interessenkonflikten, Gleichbehandlung und Rotation auf der Grundlage objektiver Kriterien im Zusammenhang mit der Wettbewerbsfähigkeit und der Qualität der angeforderten Produkte und Dienstleistungen.

Die Personen, die zu Auswahlverfahren eingeladen werden oder die Empfänger von Direktverträgen werden in der Regel auf der Grundlage ihrer Registrierung im Qualifikations-/Listen-/Registersystem der Dienstleister nach Wirtschaftszweigen katalogisiert, das von den Konzernunternehmen eingerichtet und verwaltet wird, nachdem allgemeine Kriterien für die Registrierung, Löschung, laufende qualitative Überwachung und die Verwaltung von Rückmeldungen über die Qualität der Dienstleistung erfolgt sind.

Die Nichtverwendung des Prüfungs-/Listen-/Registersystems muss gemäß den internen Vorschriften hinreichend begründet werden.

Der Beschaffungsprozess muss eine angemessene Trennung zwischen der Stelle, die den Bedarf anmeldet, der Stelle, die die Auswahl-/Vertragsentscheidung trifft, und der Stelle, die den Vertrag und seine Ausführung verwaltet, gewährleisten.

Bei den Beschaffungsverfahren und bei der Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten müssen insbesondere die folgenden Verpflichtungen erfüllt werden:

• die geltenden Vorschriften sind genauestens einzuhalten und dabei auch die für den jeweiligen Auftrag geltenden nationalen Rechtsvorschriften sind zu berücksichtigen;

• bei der Auswahl der Lieferanten sind objektive und transparente Bewertungskriterien anzuwenden;

• die Vertragsbedingungen sind zu beachten und einzuhalten;

• das Verbot der Weitergabe und/oder Offenlegung von Dokumenten, Daten oder Informationen im Zusammenhang mit den Verfahren zur Vergabe von Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträgen (und damit zusammenhängenden Tätigkeiten) über die Personen hinaus sind zu beachten, die an den Verfahren selbst beteiligt sind und/oder befugt sind, davon Kenntnis zu nehmen (gemäß den in den internen Vorschriften festgelegten Verfahren und Fristen);

• es gilt, sich vor der Zahlung zu vergewissern, dass die ordnungsgemäß dokumentierten Lieferungen/Leistungen gemäß den Vertragsbedingungen erbracht worden sind;

• die Grundsätze der Fairness, der Transparenz und des guten Willens bei der Korrespondenz und dem Dialog mit den Zulieferern sind gemäß den strengsten Praktiken einzuhalten und unter anderem soll sichergestellt seinn, dass die Beziehungen zu den Zulieferern (i) stets an angemessenen Orten und in einem angemessenen Rahmen gemäß den in der Geschäftswelt allgemein üblichen Gepflogenheiten stattfinden und (ii) ausschließlich mit Personen geführt werden, die ein Unternehmensamt innehaben, oder mit Angestellten der Organisation des Zulieferers oder mit Personen, die von der Organisation des Zulieferers ernannt wurden, um sie formell durch Vollmacht oder Mandat zu vertreten.

i. Außergewöhnliche Transaktionen (M&A)

Bei außerordentlichen Operationen muss eine Sorgfaltsprüfung der Integrität durchgeführt werden, die darauf abzielt, etwaige Risikofaktoren (Red Flags) aufzuspüren:

• das zu erwerbende Ziel im Falle des Erwerbs von Unternehmensanteilen sowie der Übertragung von Unternehmen oder Geschäftszweigen;

• die an der Transaktion beteiligten Dritten (natürliche oder juristische Personen) (z. B. Gegenparteien - Käufer, Verkäufer, Joint-Venture-Partner und etwaige Handelsvermittler/Berater usw.).

Diese Prüfungen, die in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und dem Grundsatz der Trennung zwischen denjenigen, die die Transaktion durchführen, und denjenigen, die sie vorschlagen, durchgeführt werden, müssen auch die Rekonstruktion der Unternehmenszusammensetzung und der Kontrollkette der Gegenparteien zum Zwecke der Analyse des Rufs, des guten Ansehens und der Integritätsanforderungen des Unternehmens und seiner relevanten Parteien sicherstellen (z. B. Aktionäre, Direktoren, Management usw.). Interne Kontrollmechanismen müssen für alle Bereiche ausgewiesen sein, die dem Risiko der Korruption des Unternehmens, das Gegenstand der Transaktion ist, ausgesetzt sind.

Due-Diligence-Prüfungen werden je nach Art der Transaktion, des Länderrisikos und der Art der Gegenpartei sowie je nach den Ergebnissen der Analyse in unterschiedlicher Tiefe und Breite durchgeführt.

Nach Abschluss der Überprüfungsaktivitäten dokumentieren die zuständigen Stellen die Ergebnisse der Sorgfaltsprüfung und die Vorschläge zur Abhilfe oder Behebung etwaiger kritischer Probleme in einem Bericht über die Sorgfaltsprüfung der Integrität, der den in den Unternehmensverfahren vorgesehenen Genehmigungsstufen vorgelegt wird.

Bei ihren vorläufigen Bewertungen prüft die Gruppe auch die mögliche Einführung von Antikorruptionsstrategien, -verfahren, -programmen, -zertifizierungen und/oder Ethik- und Verhaltenskodizes in der Organisation der Gegenpartei.

Wenn das Zielunternehmen der M&A-Initiative Teil der FS-Gruppe wird, wird dieses Zielunternehmen die Richtlinie oder seinen eigenen Kodex übernehmen, der in jedem Fall mit der Richtlinie übereinstimmt, wenn dies aufgrund der Besonderheiten des Referenzkontextes erforderlich ist.

Personalauswahl, -anwerbung, -verwaltung und -entwicklung

Die Auswahl, Einstellung, Verwaltung und Entwicklung des Personals der FS-Gruppe wird von den Grundsätzen der Fairness, Transparenz, Unparteilichkeit, Chancengleichheit und Anerkennung der Verdienste geleitet und gewährleistet eine Trennung zwischen der Abteilung, die den Bedarf an Personaleinstellungen anmeldet, der Abteilung, die das Einstellungsbudget genehmigt, und der Abteilung, die die Kandidaten auswählt und einstellt.

Die FS-Gruppe stellt Mitarbeitende ein, deren Profil dem Bedarf des Unternehmens entspricht, und trifft ihre Auswahl ausschließlich nach den Kriterien der Professionalität und der Fähigkeiten, die mit den erforderlichen Berufsprofilen übereinstimmen.

Die Phase der Personalbeschaffung muss nach vorher festgelegten und objektiven Kriterien erfolgen, die es ermöglichen, die tatsächlichen Fähigkeiten und die Professionalität der Bewerber zu überprüfen, indem eine Auswahl aus einer Reihe von Bewerbern getroffen wird.

Zum Zeitpunkt der Auswahl müssen Bewerbende in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften das mögliche Vorliegen von Situationen und Umständen erklären, die für die Beurteilung des möglichen Fortgangs des Auswahlverfahrens von Bedeutung sind (Situationen der Unvereinbarkeit und des Interessenkonflikts, familiäre Beziehungen zu Angestellten und/oder Mitgliedern der Verwaltungs-, Kontroll- oder Aufsichtsorgane des Unternehmens oder zu Angestellten der öffentlichen Verwaltung, die in deren Namen gegenüber FS und/oder den Unternehmen der FS-Gruppe Weisungs- oder Verhandlungsbefugnisse ausüben oder in den letzten drei Dienstjahren ausgeübt haben usw.).

Von neu eingestellten Mitarbeitenden wird verlangt, dass sie die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Integrität, Verantwortung und Geschäftsethik, die für die FS-Gruppe von grundlegender Bedeutung sind, teilen und respektieren.

Laufbahn- und Vergütungsprozesse im Personalbereich müssen auf der Grundlage von Kriterien wie Professionalität, Kompetenz, Fairness, Leistungsorientierung und Transparenz, durch organisierte, objektive und nachvollziehbare Methoden und im Einklang mit den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen durchgeführt werden.

k. Sponsoring, Co-Marketing und/oder Partnerschaften, Beiträge und Spenden

Sponsoring, Co-Marketing, Beiträge zu Verbänden, Organisationen und Stiftungen sowie Spenden liegen im Ermessen des Unternehmens und werden gemäß den üblichen Geschäftspraktiken und in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie den geltenden Verfahren, Protokollen und Genehmigungsverfahren durchgeführt.

Bei der Auswahl der Vorschläge muss die betreffende Gesellschaft der FS-Gruppe mögliche Unvereinbarkeiten und Interessenkonflikte sowohl auf persönlicher als auch auf unternehmerischer Ebene vermeiden und dafür sorgen, dass die erforderlichen Maßnahmen zu deren Feststellung getroffen werden.

Nach den Kriterien der Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit werden vorab die Art und die Relevanz der Initiative, ihr Kommunikationswert, ihr Image und/oder ihr Werbeertrag, ihre Übereinstimmung mit den Strategien des Kommunikationsplans und den Unternehmens- und Gruppenzielen (mit Ausnahme von Spenden) sowie die Identität und das gute Ansehen und die Integrität der Empfänger der Initiative (Projektträger, Organisatoren usw.) geprüft.

Diese Initiativen werden auf der Grundlage vertraglicher Normen geregelt, die:

• das Ziel und den Zweck der Initiative zu definieren;
• Mechanismen zur Überprüfung der tatsächlichen und korrekten Ausführung der Leistung und ihrer Übereinstimmung mit dem vorgeschlagenen Programm enthalten;
• Vertragsklauseln enthalten, die die Gegenpartei verpflichten, die Grundsätze der Loyalität, Fairness, Integrität und Transparenz einzuhalten und bei der Führung ihrer Geschäfte in vollem Umfang die geltenden Gesetze, Regeln und Vorschriften zu beachten.

l. Einwerben und Verwalten von öffentlichen oder privaten Mitteln/Beiträgen

Bei der Einwerbung und Verwaltung öffentlicher oder privater Mittel/Beiträge müssen die Grundsätze der Transparenz, der Überprüfbarkeit und der Notwendigkeit beachtet werden.

Dies gilt insbesondere für die Verwaltung der Mittel:

• die Beziehungen zu der Einrichtung oder dem Investor müssen auf einer uneingeschränkten und loyalen Kooperation und Zusammenarbeit beruhen, die für die ordnungsgemäße Ausübung der Tätigkeit erforderlich ist;
• das Vorhandensein der notwendigen Voraussetzungen für den Zugang zu den Mitteln/Beiträgen muss überprüft werden;
• die Richtigkeit, Vollständigkeit, Wahrhaftigkeit und Aktualisierung der Unterlagen, Daten und Informationen, die in der geforderten Form und Weise zu übermitteln sind, muss gewährleistet sein, und es dürfen keine für die Erlangung der Finanzierung/Beiträge erforderlichen Informationen ausgelassen werden;
• die Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung des geförderten Projekts und die damit zusammenhängende Berichterstattung, die innerhalb der von der auszahlenden Stelle vorgegebenen Fristen und in der von ihr vorgegebenen Weise zu erfolgen hat, muss gewährleistet sein
• Beiträge, Zuschüsse und Finanzhilfen dürfen nicht für andere Zwecke als die, für die sie gewährt wurden, verwendet werden.

m. Verwaltung von Liegenschaften

Die Immobilienverwaltung muss die Einhaltung der geltenden Vorschriften, die Transparenz, die Unparteilichkeit, die Überprüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Solidität und die Integrität des Vertragspartners gewährleisten.

Die folgenden Grundsätze müssen beachtet werden:

• die Festlegung eines angemessenen Systems von Befugnissen und Zuständigkeiten für die Veräußerung von Vermögenswerten (Verkauf, Verpachtung, Ausleihe usw.) muss erfolgen;
• Objektiver Kriterien und Maßnahmen zur Schätzung des Wertes der zum Verkauf oder zur Vermietung vorgeschlagenen Vermögenswerte müssen festgelegt werden;
• die Anwendung von transparenten und unparteiischen Verfahren zur Auswahl der Auftragnehmer muss gewährleistet sein;
• Eine Formalisierung und Dokumentation der Ermittlungs- und Entscheidungsphasen muss erfolgen, um die nachträgliche Rückverfolgbarkeit und Rekonstruktion des Prozesses zu gewährleisten;
• Eine Korrektheit in den Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung muss sichergestellt sein, um die für die Verwaltung des Immobilienvermögens erforderlichen Genehmigungen, Konzessionen, Anträge und Erlaubnisse zu erhalten und zu verwalten.

n. Buchhaltungsunterlagen

Jeder Vorgang oder jede Transaktion der FS-Gruppe muss in der Buchhaltung des Unternehmens nach den gesetzlich vorgeschriebenen Kriterien und den geltenden Rechnungslegungsstandards korrekt und zeitnah erfasst werden. Jeder Vorgang und jede Transaktion muss autorisiert, überprüfbar, rechtmäßig, konsistent und angemessen sein.

Damit die Buchführung den Anforderungen an Wahrhaftigkeit, Vollständigkeit und Transparenz entspricht, muss die Gruppe für jede Transaktion die entsprechenden Belege aufbewahren, um Folgendes zu ermöglichen:

• genaue Buchführungsunterlagen;
• die unmittelbare Bestimmung der Transaktion zugrunde liegenden Merkmale und Beweggründe;
• die einfache formale und chronologische Rekonstruktion des Vorgangs;

Überprüfung des Entscheidungs-, Genehmigungs- und Umsetzungsprozesses und Identifizierung der verschiedenen Verantwortungsebenen; die internen Kontrollen und Prüfungen durch den externen Rechnungsprüfer.

Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet, im Rahmen seiner Zuständigkeit mitzuwirken, damit alle Tatsachen, die mit der Leitung der FS-Gruppe zusammenhängen, korrekt und zeitnah in der Rechnungslegung erfasst werden.

Jeder Buchungseintrag muss die in den Belegen enthaltenen Informationen genau wiedergeben.

Das interne Kontrollsystem muss spezifische Kontrollen auf verschiedenen organisatorischen Ebenen vorsehen, mit angemessenen Umsetzungsmethoden auch zur Überwachung potenziell anormaler wirtschaftlicher Transaktionen (Eingänge und Zahlungen) oder solcher, die ein Risikoprofil aufweisen.

• Ethikkodex der FS-Gruppe;
• Organisations- und Managementmodell gemäß dem italienischen Gesetzesdekret 231/2001, das von der Gesellschaft angenommen wurde;
• FS Group Governance Model;
• Governance-Modell zur Korruptionsbekämpfung;
• Rahmen für die Korruptionsbekämpfung der Gruppe Ferrovie dello Stato Italiane;
• Vom Unternehmen angenommenes Modell für die Korruptionsbekämpfung;
• UNI ISO 37001:2016 Managementsysteme zur Bekämpfung von Bestechung.