Die NETINERA Gruppe ergreift angemessene und wirksame Maßnahmen, um menschenrechts- und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich und in der gesamten Lieferkette zu identifizieren, zu verifizieren und die Realisierung von Risiken zu verhindern. Wird festgestellt, dass die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, greift ein zielgerichteter Abhilfeprozess, im Rahmen dessen individuelle Maßnahmen zur Beendigung eines Verstoßes und zur Minimierung seiner Folgen ergriffen werden.

Alle Maßnahmen, die im Rahmen unserer menschenrechts- und umweltbezogenen Verantwortung ergriffen werden, folgen dem Grundsatz „Befähigung vor Rückzug“: Wir bekennen uns dazu, unsere Geschäftspartner bei der Vermeidung und Beendigung von Verstößen gegen die Menschenrechte oder umweltbezogene Vorschriften zu unterstützen, bevor wir Geschäftsbeziehungen aufgeben oder auf alternative Bezugsquellen ausweichen.

Die Sorgfaltspflichten werden für den eigenen Geschäftsbereich und die gesamte Lieferkette im Rahmen eines Risikomanagementsystems umgesetzt.

Durch die horizontale und vertikale Integration der Sorgfaltspflichten in alle maßgeblichen Geschäftsabläufe stellt die NETINERA Gruppe sicher, dass Risiken erkannt und Präventions- und Abhilfemaßnahmen zielgerichtet umgesetzt werden.

Das Risikomanagementsystem wird konzernübergreifend umgesetzt und zentral durch die Abteilung Strategischer Einkauf der NETINERA gesteuert. Die Überwachung des Risikomanagements erfolgt durch das unternehmensinterne Gremium „Executive Compliance Committee“.

Das Risikomanagementsystem richtet Prozesse zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten ein und legt Verantwortungsbereiche, Zuständigkeiten und Berichtslinien fest.

Die Sorgfaltspflichten werden innerhalb der NETINERA Gruppe horizontal verankert. Alle relevanten Abteilungen – wie Recht und Compliance, Einkauf – werden in die Umsetzungsschritte einbezogen. Operativ gesteuert wird die Umsetzung der Sorgfaltspflichten durch die Abteilung Einkauf der NETINERA. Zusammengefasst werden die Zuständigkeiten und Umsetzungsprozesse in einer zentralen Richtlinie, die allen Abteilungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung steht.

Die vertikale Verankerung der Sorgfaltspflichten erfolgt durch die Festlegung von Aufsichts- und Koordinationszuständigkeiten auf Führungsebene. Gesamtverantwortlich für die Umsetzung der menschen- rechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ist die Geschäftsführung.

Risiken erkennen, gewichten und priorisieren

Die NETINERA Gruppe führt vollumfängliche Risikoanalysen in Bezug auf die Einhaltung der Menschenrechte und umweltbezogener Pflichten innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs und bei ihren unmittelbaren Zulieferern durch. Dabei greifen wir sowohl auf internen als auch externen Sachverstand zurück. Die Komplexität und der Umfang unserer internationalen Lieferkette erfordert den Einsatz technischer Lösungen, die uns bei der Identifizierung, Verifizierung, Gewichtung und Priorisierung von Risiken unterstützen.

Das Risikoanalysesystem ermöglicht eine Ermittlung der individuellen Risiken eines jeden Geschäftspartners. Unter Zugrundelegung der allgemeinen Zuliefererangaben – insbesondere Herkunftsland und Branche – erfolgt eine abstrakte Risikoanalyse basierend auf einer Vielzahl anerkannter Indizes und Studien externer Experten. Auf der Grundlage von Selbstbewertungen der Lieferanten, eines KI-gesteuerten Medienanalysetools, nachgewiesener Zertifizierungen und eigener Erkenntnisse aus Kontrollen oder Geschäftsvorgängen überprüfen wir Geschäftspartner anschließend auf konkrete menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken. Dabei wird nicht nur das Herkunftsland und die Branche des Geschäftspartners berücksichtigt. Wir analysieren auch Produktrisiken, Handelsstufenrisiken, die Komplexität vorgelagerter Lieferketten sowie eine Vielzahl weiterer Daten, um Risiken einzugrenzen, zu lokalisieren und frühzeitig zu erkennen.

Das Risikomanagementsystem wird konzernübergreifend umgesetzt und zentral durch die Abteilung Strategischer Einkauf der NETINERA gesteuert. Die Überwachung des Risikomanagements erfolgt durch das unternehmensinterne Gremium „Executive Compliance Committee“.

Wir gewichten und priorisieren Risiken, indem wir die typischerweise zu erwartende Schwere einer möglichen Rechtsverletzung und ihre Unumkehrbarkeit in ein Verhältnis zu der Eintrittswahrscheinlichkeit setzen. Wir berücksichtigen auch eigene mögliche Verursachungsbeiträge sowie den Grad unseres Einflussvermögens, um Risiken zu priorisieren und zielgerichtet dort aktiv zu werden, wo die Realisierung von Risiken droht. Mithilfe einer Risikomatrix identifizieren wir unseren Handlungsbedarf und stoßen Präventions- und Abhilfemaßnahmen dort an, wo sie notwendig sind.

Präventiv vorgehen

Die umfangreiche Risikoanalyse wird ergänzt durch angemessene und wirksame Präventionsmaßnahmen. Im eigenen Geschäftsbereich gilt ein unternehmensinterner Ethikkodex, der die Erwartungen an und die Rechte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar und verständlich zusammenfasst.

Die NETINERA Gruppe bietet umfangreiche Schulungs- und Bildungsmöglichkeiten an, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wahrnehmen können.

Die mit der Umsetzung der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Weiterbildungsmaßnahmen teil, um die internationalen Anforderungen an die Menschenrechte und den Umweltschutz in der gesamten Lieferkette umsetzen zu können.

Wir führen regelmäßige und anlassbezogene Kontrollen im eigenen Geschäftsbereich durch, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Geschäftspartner kontrollieren wir im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten und Vorgaben.

Wir verlangen von Geschäftspartnern, unsere menschenrecht- und umweltbezogenen Erwartungen in der Lieferkette weiterzugeben und ihre Einhaltung laufend zu überprüfen. Zu diesem Zweck bildet unser Ethikkodex für Lieferanten die Grundlage.

Abhilfe leisten

Wirksame Abhilfemaßnahmen sind zu ergreifen, wenn die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht eintritt oder unmittelbar bevorsteht.

Die NETINERA Gruppe leitet Abhilfemaßnahmen umgehend nach Identifizierung eines entsprechenden Verstoßes ein. Dabei entwickeln wir für jede Situation und jeden unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer maßgeschneiderte Abhilfemaßnahmen, um Verstöße zielgerichtet zu beenden. Zugleich haben wir eine Reihe von Rahmenmaßnahmen entwickelt, die im Sinne eines Baukastenprinzips sofort aktiviert und zur Reaktion auf Verstöße mit konkreten Inhalten gefüllt werden können.

Für jede Abhilfemaßnahme definieren wir einen Prozess, Erfolgsziele und eine klare unternehmensinterne Zuständigkeit. Jede Abhilfemaßnahme enthält einen konkreten Zeitplan und kann mit Zwischenzielen versehen werden. Die systemgestützten Maßnahmenprozesse vernetzen alle relevanten Akteure.

Hinweisen nachgehen

Eine wichtige Rolle für die Identifizierung von Risiken und Verstößen in der Lieferkette spielt ein funktionierendes Beschwerdeverfahren, das für alle Betroffene in der Lieferkette – von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Zulieferer bis hin zu Dritten, die durch unsere oder die Aktivitäten unserer Zulieferer beeinträchtigt werden – zugänglich ist. Dabei ist wichtig, dass Hinweise anonym und vertraulich abgegeben werden können.

Unser webbasiertes Hinweisgebersystem ist mehrsprachig und berücksichtigt die Komplexität unserer Lieferkette. Jegliche Zugangsschwelle ist niedrig gesetzt, um die Abgabe von Hinweisen so einfach wie möglich zu gestalten.

Die Handhabung von Hinweisen erfolgt vertraulich und zügig. Die mit der Bearbeitung von Hinweisen befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen im Rahmen des Beschwerdemanagements keinen Weisungen; ihre Neutralität ist gewahrt. Jede Beschwerde löst einen Bewertungs- und Maßnahmenprozess aus, am Ende derer die Beendigung des berichteten Verstoßes oder die Minimierung eines erkannten Risikos steht.

Eingereichte Hinweise und Beschwerden werden zudem automatisiert im Rahmen der Risikoanalyse berücksichtigt.

Die NETINERA Gruppe nimmt ihre Verantwortung für die gesamte Lieferkette sehr ernst. Entsprechend erstrecken wir unsere Risikoanalyse auch auf Zulieferer, die zwar keine direkten Geschäftsbeziehungen zu uns unterhalten, aber Teil unserer Lieferkette sind.

Das langfristige Ziel ist die Herstellung vollständiger Transparenz in der Lieferkette. Trotz nachvollziehbarer gegenläufiger Interessen einiger Geschäftspartner sind wir bemüht, mittelbare Zulieferer zu identifizieren und in die

Risikoanalyse einzubeziehen. Dafür setzen wir auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren unmittelbaren Geschäftspartnern, um die Transparenz in der Lieferkette kooperativ und zum Wohle aller zu erhöhen.

Die Umsetzung aller Sorgfaltspflichten wird fortlaufend dokumentiert. Über ein zentrales Risikomanagementsystem vernetzen wir sämtliche uns zugänglichen Informationen über erkannte Risiken und ergriffene Präventions- und Abhilfemaßnahmen.

Wir bekennen uns zudem zu einer transparenten Kommunikation zu den menschenrechts- und umweltbezogenen Herausforderungen, denen die NETINERA Gruppe ausgesetzt ist. Durch unsere öffentliche Berichterstattung kommunizieren wir mindestens jährlich erkannte Risiken, ergriffene Maßnahmen und den erzielten Fortschritt.

Besondere Herausforderungen, vor der die NETINERA Gruppe steht, stellen neben branchenspezifischen Risiken, Risiken in folgenden Bereichen dar:

- Arbeitsschutz und Gesundheit,

- Umweltrisiken,

- Ungenügender Lohn,

- Ungleichbehandlung von Beschäftigten,

- Beauftragung von Sicherheitsunternehmen mit dem Risiko von Rechtsverstößen.

Die damit verbundenen menschenrechts- und umweltbezogenen Risiken werden durch angemessene und effektive Maßnahmen adressiert. Die Minimierung von Risiken erfolgt beispielsweise durch entsprechende Regelungen in unternehmensinternen Richtlinien wie dem NETINERA Ethikkodex (einsehbar unter www.netinera.de#compliance), der Einbeziehung der vertraglichen Verpflichtung zur Einhaltung des LkSG in unseren Allgemeinen Einkaufsbedingungen, sowie der Teilnahme an Brancheninitiativen. Daneben werden Risiken, die im Einzelfall auftreten - und beispielweise über unser öffentlich zugängliches Online Beschwerdeverfahren mitgeteilt werden - anlassbezogen adressiert.

Die NETINERA Gruppe verpflichtet sich zur fortlaufenden Überprüfung, Weiterentwicklung und Verbesserung ihrer eigenen Maßnahmen. Die Effektivität und Wirksamkeit aller menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten muss stets gewährleistet sein. Wirksamkeitsüberprüfungen finden anlassbezogen und mindestens jährlich statt.